Aufbau eines Hinweisgeber-Systems

Dieses Seminar richtet sich an Führungskräfte und Mitarbeiter aus den Bereichen Compliance Management, Fraud Management, Recht, Konzernrecht, Risikomanagement, Interne Revision, Controlling, Finanz- und Rechnungswesen, Personal und Organisation. Weiterhin angesprochen sind Mitglieder des Vorstandes, des Aufsichtsrats und der Geschäftsleitung, Syndizi sowie interessierte Rechtsanwälte, Unternehmensberater und Wirtschaftsprüfer.

• Formen der wirtschaftskriminellen Handlungen im Überblick
• Nationale, europäische und internationale Dimension von wirtschaftskriminellen Handlungen
• Verhinderung illegaler Handlungsweisen nicht allein durch Strafrecht oder dichte Kontrollen
• Elemente eines Hinweisgeber-Systems im Unternehmensalltag
• Risiken im Zusammenhang mit der anonymen Weitergabe von Insiderinformationen zu ungesetzlichen und ethisch zweifelhaften Praktiken

• Die wichtigsten Bausteine eines professionellen Hinweisgeber-Systems im Überblick
• Aktivierung der im Unternehmen existierenden Infrastruktur
• Einführung eines Compliance-Officer: Anforderungsprofil und Aufgaben
• Einführung eines Ombudsmanns: Auswahl, Bestellung und Aufgaben
• Einrichtung einer telefonbasierten Hinweisgeber-Hotline: Wer ist dafür verantwortlich? Compliance Management, Recht, Interne Revision oder Personal?
• Einrichtung einer internetbasierten Hinweisgeber-Hotline: On demand vs. Softwareimplementierung

• Erfolgsfaktoren und Stolpersteine bei der unternehmensweiten organisatorischen Einbindung des Hinweisgeber-Systems
• Unternehmensweite Kommunikation des Hinweisgeber-Systems durch Informationsveranstaltungen, Schulungen, Handbücher etc.: Was sind die wesentlichen Inhalte?
• Berichtskreislauf: Schnittstellen und Berichtslinien frühzeitig definieren
• Einrichtung einer Ethikkommission: Compliance Management, Interne Revision und Personal
• Dialog mit Stakeholdern:
  Lieferanten
  Kunden
  Öffentlichkeit
  Kapitalgeber
  Banken etc.

• Sarbanes-Oxley Act, EU-Datenschutzrichtlinie, Bundesdatenschutzgesetz: Anforderungen an die Einführung von anonymen Hinweisgeber-Systemen
• Gewährleistung der Datensicherheit bei Erhebung, Verarbeitung, Verbreitung und Speicherung
• Anonymität und Datensparsamkeit versus Interessen der Betroffenen
• Einrichtung von Zugriffsbeschränkungen
• Verschlüsselung der Daten bei Transfer: Welche Techniken gibt es?
• Vermeidung der Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer ohne angemessenes Datenschutzniveau
• Unabhängige Datenspeicherung und Trennung von der Personalakte
• Einrichtung spezieller Falldatenbanken
• Unverzügliche Datenlöschung nach Einstellung/Abschluss der Ermittlungen

• Organisationsverschulden im Bereich der Risikofrüherkennung
• Anforderungen an das Unternehmen aus Sicht der Ermittlungsbehörden
• Zulässige und nötige Maßnahmen zur innerbetrieblichen Aufklärung von strafrechtlich relevanten Vorwürfen
• Rechte, Pflichten und Haftungsrisiken des Hinweisgebers und Hinweisbearbeiters
• Zusammenarbeit mit Ermittlungsbehörden
• Verwertung der Feststellungen des Hinweisbearbeiters im Ermittlungsverfahren
• § 612a BGB n.F.: Echte Neuregelung oder eher Neubekanntmachung?
• Deutscher Corporate Governance Kodex: Tendenzen der Verankerung des Hinweisgeber-Systems?