Businessprozesse optimieren: Best Practices für moderne Geschäftsabläufe

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Effiziente Geschäftsprozesse sind das Rückgrat jedes erfolgreichen Unternehmens. Von der ersten Anfrage bis zur finalen Rechnung können optimierte Abläufe den entscheidenden Unterschied ausmachen, wie ein Unternehmen von seinen Kunden und Stakeholdern gesehen wird. Der folgende Artikel beleuchtet die wichtigsten Prozesse von der Bestellung bis zur Zahlung und stellt bewährte Best Practices vor, bei denen durch den Einsatz moderner Tools und wohlüberlegter Strategien die Produktivität gesteigert und die Kundenzufriedenheit erhöht werden konnten. 

Anfrage und Angebotserstellung: Kunden wollen schnelle Reaktionszeiten

Die meisten Kunden legen heutzutage großen Wert auf schnelle Reaktionszeiten und maßgeschneiderte Angebote, bei denen auch ihre spezifischen Bedürfnisse berücksichtigt werden. Um alle diese Anforderungen in der Praxis zu erfüllen, setzen viele erfolgreiche Unternehmen auf spezialisierte Angebotssoftware. Ein Beispiel dafür ist Dell, das durch die Implementierung einer CPQ-Lösung seine Angebotsbearbeitungszeit deutlich verkürzt hat. Die Software automatisiert viele manuelle Prozesse und stellt sicher, dass alle Preis- und Produktinformationen zentral verwaltet werden. Dell konnte dadurch 90 Prozent seiner Angebote innerhalb von vier Stunden versenden. 

Auch der Anbieter von modularen Häusern, Silverpoint Homes, hat durch den Einsatz einer intelligenten CPQ-Lösung seine Angebotsprozesse so weit optimiert, dass komplexe Angebote, die zuvor Tage in Anspruch nahmen, nun innerhalb von zwei Stunden erstellt werden können. 

Automatisierte Bestellbestätigungen und CRM-Integration

Wenn Aufträge einmal erteilt wurden, erwarten Kunden im digitalen Zeitalter eine sofortige Bestätigung sowie kontinuierliche Updates über den Bestellstatus. Die Voraussetzung dafür ist die Integration eines leistungsstarken CRM-Systems wie Salesforce, Zoho oder HubSpot. Ein gutes Beispiel ist auch die indische Reseller-Plattform Meesho, die durch die Implementierung des CRM-Systems LeadSquared den manuellen Aufwand bei der Bestellbestätigung drastisch reduzieren und die Produktivität um rund 70 Prozent steigern konnte. Dies gelang, indem die Bestellungen der Wiederverkäufer sofort per E-Mail bestätigt und Kunden in weiterer Folge kontinuierlich und proaktiv über den Status ihrer Bestellungen informiert wurden. 

Effizienz durch WMS-Implementierung in Bestellabwicklung und Lagerverwaltung 

Für die effiziente Lagerhaltung ist die Implementierung eines Warehouse Management Systems mittlerweile eine bewährte unternehmerische Optimierungsmethode. Action Health, ein Unternehmen aus dem Gesundheitssektor, hat im Jahr 2019 das NetSuite Warehouse Management System (WMS) eingeführt, um die Effizienz der Lagerprozesse zu steigern und dadurch die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Durch die Einführung von mobilen Geräten zur Barcode-Erfassung konnten die Lagerarbeiter die Produkte schneller und genauer erfassen. Das reduzierte die Suchzeiten und die Fehlerquote bei der Bestandsaufnahme. Das WMS ermöglichte eine Echtzeit-Übersicht über den Lagerbestand und verbesserte dadurch die Bestandsverwaltung deutlich. Die Automatisierung von Aufgaben wie der Platzierung und Kommissionierung von Produkten führte zu effizienteren Prozessen und weniger manueller Arbeit.

Versand- und Lieferoptimierung durch Versandsoftware

Eine moderne Versandsoftware sorgt für eine effiziente Logistik, bei der Logistik- und Supply-Chain-Management-Systeme zentrale Aufgaben in den Bereichen Verpackung, Transport, Lagerung und Kommissionierung sowie in der Erfassung und Verwaltung von Daten der Lieferkette übernehmen. 

DHL nutzt etwa die KI-gestützte Software von Wise Systems zur Optimierung ihrer Lieferungen. Diese Software berücksichtigt verschiedene Parameter wie Dringlichkeit, Entfernung und Verkehr, um die effizientesten Routen für die Zustellung zu berechnen und sorgt so dafür, dass die Lieferungen schneller durchgeführt werden und dabei auch noch weniger Treibstoff verbraucht wird. 

Bei der Routenoptimierungssoftware Onfleet werden unvorhergesehene Ereignisse wie Unfälle oder Staus in Echtzeit berücksichtigt und die Routen der Fahrer dynamisch angepasst. Durch das Echtzeit-Tracking der Fahrzeuge sind Kunden stets genau darüber informiert, wann ihre Lieferung voraussichtlich ankommt. 

Mehr Effizienz dank E-Invoicing und Buchhaltungssoftware

Kunden legen großen Wert auf klare Kommunikation und ein wichtiger Teil davon ist der rasche Erhalt einer fehlerfreien Rechnung. Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) in Kombination mit einer leistungsstarken Buchhaltungssoftware bietet eine effiziente Lösung zur Optimierung dieses Prozesses. Mit der richtigen Software können auch KMUs zu leistbaren Konditionen Angebote und Rechnungen schnell und einfach erstellen. Die Kundendaten müssen dabei nur einmal angelegt werden und sind danach automatisch in allen Auftragsarten verfügbar. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand und der gesamte Prozess wird beschleunigt.

Mit Cloud-basierten Lösungen können die Unternehmen jederzeit und von überall arbeiten und Aufträge direkt bei Kundenterminen ins System eingeben. Die erforderlichen Artikel- und Kundendaten sind dabei auch mobil einsehbar und elektronische Rechnungen können sofort an den Kunden gesendet werden. 

Zahlungsabwicklung: Automatisierte Systeme und Mobile Payment

Automatisierte Zahlungsabwicklungen und die Integration von Zahlungsportalen spielen eine wichtige Rolle bei der effizienten Verwaltung und Nachverfolgung von Zahlungen. Besonders das Mobile Payment bietet eine flexible Lösung für bargeldlose Transaktionen. Die Kunden bezahlen dabei mit Smartphone oder Smartwatch über Apps wie Google Pay oder Apple Pay. Die Zahlungen werden dabei über den NFC-Chip abgewickelt. Der Prozess ist vergleichbar mit Kartenzahlungen, funktioniert in der Praxis allerdings noch einfacher und schneller.

Ein Beispiel für die erfolgreiche Implementierung von Mobile Payment ist der 1. FC Köln. Bereits seit dem Jahr 2017 können die Zuschauer im Stadion Speisen und Getränke über ihr Smartphone bezahlen. Die Fans nutzen dabei die FC-App, um ihre Zahlungen abzuwickeln und so den Bezahlvorgang im Stadion deutlich zu beschleunigen.