Erfolgsgeheimnis Effizienz: Zeitmanagement 3.0

Sechs Tipps für mehr Produktivität

 
Ob Ein-Mann-Betrieb, Führungskraft eines 25-Personen-Teams oder Unternehmer: Zeitmanagement ist ein ernstes Geschäft!  Tatsächlich ist das Verwandeln von Zeit in Geld sogar das wichtigste Geschäft für uns alle. Viele Unternehmer und Führungskräfte verdrängen diese Tatsache und arbeiten mit einem veralteten Zeitmanagement. Die Folge: Unser Tag könnte inzwischen gut und gerne 48 Stunden haben, ohne dass wir es schaffen würden, alles zu erledigen.

 
Mit dem über einem Jahrzehnt zurückliegenden Ausspruch „Effizienz ist keine Frage von Zeit. Nur Dummköpfe machen Überstunden“, wird der amerikanische Automobil-Manager Lee Iacocca auch heute noch gerne zitiert. Inzwischen hat jedoch der permanente Wandel in Gesellschaft und Wirtschaft dazu geführt, dass wir zunehmend komplexere Aufgaben zeitgleich mit der einhergehenden Informationsüberflutung zu bewältigen haben. Unsere zeitliche Belastung gelangt dabei immer mehr an ihre Grenzen: Anrufe, E-Mails, Live-Chats, Facebook, Werbebanner, Satelliten-TV, Events, persönliche Nachrichten, Einladungen, Meetings, Freundschaftsanfragen, XING, MMS, SMS oder Twitter … - die Auswahl der möglichen Ablenkungen steigt in bislang ungeahnte Dimensionen. Im gleichen Maß nimmt die Anzahl der Tools zu, die uns dank sich rasant verändernder Kommunikationstechnik Zeitersparnis versprechen: Smartphone, Laptop, Blackberry, Digital-Kamera, Festplattenrekorder, iPad Diktiergerät, Netbook, HD-Video-Cam, mp3-Player, Software, … der Großteil dieser Optionen stand uns vor zehn Jahren nicht einmal ansatzweise zur Verfügung. Dadurch entstehen völlig neue Möglichkeiten, um Zeit produktiver zu nutzen und Aufgaben schneller zu erledigen als je zuvor.

 

Zeit ist und bleibt wertvollste Ressource

Doch hat dies zu mehr frei verfügbarer Zeit geführt? Konnte dadurch die Lebensqualität maßgeblich gesteigert werden? Die Antwort wird in den meisten Fällen „Nein“ lauten. So bleibt nur die ernüchternde Erkenntnis: Nach wie vor haben wir jeden Tag nur 24 Stunden Zeit. Dies ist die einzige Konstante in einer sich rasant verändernden Arbeitswelt. Deshalb erfordern die aktuellen Veränderungen auch vollkommen neue Denk- und Verhaltensweisen.

Früher oder später wird jeder Unternehmer zweifellos feststellen, dass Zeit die wertvollste Ressource ist, die er besitzt. Die Fähigkeit und die Notwendigkeit, dieses knappe Gut effektiv einzusetzen, entscheiden heute mehr denn je über den Erfolg. Und mehr als bei den meisten anderen Menschen hängt insbesondere der Erfolg eines Selbständigen weitgehend von der Fähigkeit ab, die richtigen Dinge rechtzeitig zu erledigen und dabei die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Zwar sichern wir die Hardware im Unternehmen mit Firewall und Antivirensoftware, den modernen Zeitdieben hingegen gewähren wir nahezu ungefilterten Zugriff auf unsere wertvollste Ressource: Studien zufolge arbeiten wir gegenwärtig 11 Minuten an einer Aufgabe, bevor wir abgelenkt werden. Dann jedoch dauert es ganze 25 Minuten, bis wir uns wieder auf dem vorhergehenden Stand befinden und unserer Aufgabe ungeteilte Aufmerksamkeit schenken können. Das führt dazu, dass selbst höchst erfolgreiche Geschäftsführer nicht mehr als 45 produktive Minuten pro Arbeitstag vorweisen können. Kein Wunder also, dass wir uns immer häufiger wünschen, viele unserer Tage mögen 48 Stunden haben, damit es uns auch nur halbwegs gelingt, unsere To-Do Listen abzuarbeiten, bevor wir völlig erschöpft ins Bett fallen. Wer den heutigen Anforderungen gewachsen sein will, braucht deshalb mehr als ein paar bewährte Arbeitstechniken und eine ausgeglichene Zeitplanung.

 

Auf zwei Ebenen ansetzen

Zu viele Anforderungen, Aufgaben und Aktivitäten fordern unsere ganze Aufmerksamkeit. Informationsüberflutung, komplexere Arbeitsumfelder und steigender Wettbewerbsdruck sorgen dafür, dass nur der Schnellste das Rennen macht. Doch in dem Maße, in dem unsere Belastbarkeit steigt, sinkt unsere Lebensqualität. Demnach ist es heute keine Frage mehr, ob wir uns verändern müssen, sondern ob wir schnell genug sein werden. Doch wie kann auch ein Unternehmen mit dieser Entwicklung Schritt halten und das erforderliche Tempo erfolgreicher Wettbewerber gehen, ohne dass dabei die   Lebensqualität aller Beteiligten zu kurz kommt? Kaum jemand wird sich rückblickend am Ende seines Lebens wünschen, er hätte mehr Zeit im Büro oder mit dem Beantworten von E-Mails verbringen sollen. Umso wichtiger ist es, dass ein neues Zeitmanagement auf zwei Ebenen ansetzt:

• Im unternehmerischen Bereich geht es um eine Steigerung der Produktivität, um durch Geschwindigkeit Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
• Im persönlichen Bereich geht es um mehr gewonnene Zeit zur Steigerung der individuellen Lebensqualität.

 
Im Detail umfasst die innovative und zukunftsweisende Zeitmanagementstrategie folgende sechs Bestandteile:

1. Fokus: Ehrgeizige Zielsetzung und maximale Konzentration
2. Limit: Gründliche Filter und konsequente Delegation
3. Result: Klare Ergebnisorientierung und unternehmerische Produktivität
4. Speed: Beeindruckende Geschwindigkeit und unfehlbare Systematik
5. Life: Gewinnbringende Einstellung und persönliche Produktivität
6. Action: Sofortige Anwendung und praktische Umsetzung

Sechs umsetzbare Tipps zur Produktivitätssteigerung

Im Grunde bedeutet Unternehmertum nichts anderes, als Wissen durch den Einsatz von Zeit in Geld zu verwandeln. Der gefährlichste Fehler für jeden Menschen in seinem Arbeitsumfeld ist es, den Wert der eigenen Zeit zu unterschätzen. Der Erfolg im Geschäftsleben wird heute in erster Linie dadurch bestimmt, Ziele schnell umzusetzen. Sechs sofort anwendbare Tipps helfen dabei, mit Zeitmanagement 3.0 die persönliche und unternehmerische Produktivität unmittelbar zu steigern:
 

1. Fokussierung: Kündigen Sie Ihren Kunden

20 % der Kunden zeichnen für 80 % des Umsatzes verantwortlich. Weitere 20 % der Kunden sind aber auch die Ursache für 80 % des Arbeitsaufwandes sowie der Reklamationen und benötigen somit sehr viel Zeit, die den Top-Kunden nicht zur Verfügung steht. Kündigen Sie diesen „Zeitfressern“ oder empfehlen Sie diese an Ihren Wettbewerb, um sich voll und ganz auf Ihre lukrativen Kunden konzentrieren zu können.


2. Limitierung: Schalten Sie ab

Und zwar ihren Internet-Zugang und Ihre Telefone während Ihrer ersten Stunde im Büro und arbeiten Sie während dieser störungsfreien Zeit ausschließlich an Ihrem wichtigsten Ziel.


3. Resultatorientierung: Rechnen Sie nach

Ermitteln Sie den Wert Ihrer Zeit, indem Sie Ihr angestrebtes Jahreseinkommen auf den Tag herunterbrechen und diese Summe durch zwei (aufgerundete Anzahl der tatsächlich produktiven Arbeitszeit von Top-Unternehmern) teilen – diesen Betrag müssen Sie durch Ihre Tätigkeit erwirtschaften. Liegt der Wert darunter, sollten Sie die Arbeit delegieren.
 

4. Geschwindigkeitssteigerung: Schaffen Sie Zeitpuffer

Wenn Wartezeiten unumgänglich sind, kündigen Sie diese frühzeitig entsprechend an. Erhöhen Sie dabei die veranschlagte Zeit, um Ihre Kunden durch eine schnellere Ausführung positiv zu überraschen.


5. Einstellungsänderung: Bleiben Sie dran

Machen Sie für 21 Tage hintereinander täglich wenigsten einen Schritt auf Ihr wichtigstes Ziel zu, um so durch metakognitive Konditionierung eine neue Gewohnheit zu etablieren.
 

6. Umsetzung: Starten Sie sofort

Um es nicht bei guten Vorsätzen zu belassen: Legen Sie den ersten Schritt auf Ihr Ziel grundsätzlich innerhalb von 72 Stunden zurück, wenn Sie es realisieren wollen (das setzt natürlich voraus, dass Sie ein Ziel haben).

 
Eines funktioniert heute nicht mehr: Ein Unternehmen mit gewöhnlichen und dazu häufig noch veralteten Zeitmanagementtechniken zu führen. Auch die Devise „Wenn Du es eilig hast, gehe langsam“ hilft nicht wirklich weiter. Denn bei Unternehmen, die nicht schnell genug sind, geht der Kunde einfach zum Wettbewerber. Auf der anderen Seite gilt: Wenn wir die Dinge, die wir tun müssen, schneller erledigen, dann bleibt uns für die Dinge, die wir gerne tun, umso mehr Zeit. Gründe genug also, um das Zeitmanagement 3.0 mit Leben zu erfüllen und dadurch in kürzerer Zeit nicht nur bessere Ergebnisse zu erzielen, sondern vor allem auch mehr Lebensqualität zu gewinnen.